AVG & Privacy

Update 12 juli 2018: Onze privacyverklaring

 

PRIVACYVERKLARING VVH business translations

 VVH business translations hecht veel waarde aan een goed beheer van privacygevoelige gegevens. Alle aspecten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 25 mei 2018 zijn van kracht en van toepassing. Wij verwerken en beveiligen uw (persoons)gegevens zorgvuldig en houden ons aan de relevante wet- en regelgeving daaromtrent.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken en voor welk doel u uw persoonsgegevens aan ons kunt verstrekken.

 

Welke persoonsgegevens kunnen in ons bezit zijn?

Persoonsgegevens die mogelijk in ons bezit zijn, zijn gekomen of kunnen komen, zijn (bijvoorbeeld door offerteaanvragen, netwerkgesprekken, opdrachten, correspondentie, enzovoort):
– NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats)
– E-mail-adres(sen)
– telefoonnummers: zakelijk, privé, vast en/of mobiel
en in bijzondere gevallen, bijvoorbeeld als er sprake is van een bestaande zakelijke relatie, en/of beëdigde vertalingen waarin persoonsgegevens kunnen en/of moeten voorkomen, en/of als onderdeel van een sollicitatieprocedure:

– geboortedatum
– pasfoto
– nummers van paspoort/ID en/of rijbewijs
– scans van paspoort/ID en/of rijbewijs
– burgerservicenummer (BSN)

– bankrekeningnummer(s)

– handtekening of scan daarvan

N.B. Wij vragen of verzamelen geen bijzondere persoonsgegevens als etniciteit, seksuele geaardheid, religie, politieke voorkeur of strafrechtelijk verleden.

 

Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?

Gewone persoonsgegevens kunnen aan ons verstrekt zijn en worden voor het uitbrengen van een offerte voor vertaal- en/of tolkwerkzaamheden (of voor andere diensten), c.q. het beantwoorden van vragen. Voor die doeleinden kunt u uw eigen persoonsgegevens en die van derden aan ons verstrekken. Ook in het kader van netwerken en bij andere persoonlijke ontmoetingen komen wij mogelijk in het bezit van persoonlijke informatie.
Bijzondere persoonsgegevens zijn niet in ons bezit. Mochten wij deze toch ontvangen, dan worden die niet verwerkt.

 

Hoe verwerken wij persoonsgegevens? (Lees: Wat doen wij met persoonsgegevens?)

Uw (gewone) persoonsgegevens zullen alleen worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor u ons toestemming heeft verleend. Deze doeleinden kunnen zijn:

– Het uitvoeren van diensten (zoals het uitvoeren van vertaal-, editing- en tolkopdrachten)
– Het verzenden van nieuwsbrieven (maximaal vier keer per kalenderjaar), met daarin mogelijk/o.a. nieuws over ontwikkelingen binnen VVH business translations, taalkundig nieuws en taalkundige beschouwingen, berichten op het gebied van internationaal zakendoen en evenementen daaromtrent, en gerelateerde onderwerpen.
– Het verzenden van e-mails (maximaal vier keer per jaar), bijvoorbeeld in geval van afwijkende openingstijden.
– Het doen van (informeel) onderzoek m.b.t. onze vertaalwerkzaamheden en aanverwante diensten, als onderdeel van het onderhouden van de werkrelatie.

Bijzondere persoonsgegevens zijn niet in ons bezit. Mochten wij die toch ontvangen, dan worden ze niet verwerkt.

 

Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Voor de beveiliging van uw persoonsgegevens gelden specifieke privacy-eisen voor onze medewerkers. Zij dienen voor indiensttreding een arbeidscontract met daarin een geheimhoudingsbeding te ondertekenen. Bovendien zijn alle medewerkers binnen VVH business translations op de hoogte van de principes, reglementen en werking van en binnen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Voor (externe) freelancers geldt dat zij gebonden zijn aan een geheimhoudingsverklaring met VVH business translations, een verwerkersovereenkomst binnen de AVG, en indien van toepassing , een gedragscode van een beroepsvereniging.

Bovendien wordt verder gezorgd voor de beveiliging van uw persoonsgegevens door het principe van need to know bij de uitvoering van een dienst te hanteren en alleen die personen toegang tot uw persoonsgegevens te verstrekken die ook feitelijk aan uw verzoek werken.

Daarnaast zijn medewerkers en freelancers eveneens verplicht om eventueel verlies van persoonsgegevens zo spoedig mogelijk te melden.

Uw persoonsgegevens zijn zowel schriftelijk als digitaal beveiligd volgens de minimale wettelijke eisen. Daarnaast worden uw persoonsgegevens niet langer bewaard worden dan nodig is, tenzij er een wettelijke verplichting is om deze persoonsgegevens langer te bewaren. Wanneer uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn, zullen uw persoonsgegevens worden vernietigd.
In principe houden wij uw gegevens echter in ons systeem voor bovengenoemde doeleinden.

 

Wat zijn uw rechten onder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)?

U heeft onder de AVG de volgende rechten:

– recht op inzage van uw persoonsgegevens;
– recht op verwijdering;
– recht op correctie of beperkt gebruik van de verzamelde en verwerkte gegevens;
– recht op dataportabiliteit.

Wilt u geen of slechts beperkt gebruik maken van onze diensten, dan kunt u uw toestemming geheel of gedeeltelijk weigeren of intrekken. Uw toestemming intrekken kan door afmelding via een afmeldbutton in een nieuwsbrief of verzending van een e-mail met als onderwerp ‘Intrekking toestemming’, ‘AVG’ of ‘Privacy’ naar ons algemene mailadres info@vvh.nl.

Wij zullen uw verzoek(en) binnen de wettelijke termijn van vier weken in behandeling nemen en maken, indien nodig, gebruik van de wettelijke mogelijkheden om uw verzoeken in te willigen of af te wijzen. In het onwaarschijnlijke geval van een afwijzing van uw verzoek, zullen wij die afwijzing motiveren.

 

Hoe zit het met bezoek aan onze website www.vvh.nl?

Wanneer u onze website/webpagina’s op/via www.vvh.nl bezoekt, worden ten behoeve van de dienstverlening (lees: het draaiend houden van de website) de volgende gegevens automatisch in een protocol opgeslagen en verwerkt: datum en tijdstip van de paginaoproep, URL van de oproep, gebruikte browser (useragent), slagen of mislukken van de oproep (status van de oproep), grootte van de ontvangen en verzonden gegevens, runtime.

De verwerking van deze gegevens is om technische redenen nodig om de dienst beschikbaar te kunnen stellen; de gegevens kunnen ook worden gebruikt om interne systeem- en gebruiksstatistieken samen te stellen. Hierbij gaat het echter niet om gegevens die herleidbaar zijn tot bepaalde personen. Voor zover statistieken worden samengesteld om de webpagina volgens de wensen van gebruikers vorm te geven, worden hiervoor pseudoniemen gebruikt.

Bij bezoeken aan deze webpagina’s worden incidenteel cookies gebruikt. Cookies worden in uw browser opgeslagen om de kwaliteit van de service te verhogen. Bij de gebruikte cookies gaat het om zogenaamde ‘session cookies’, die na afsluiting van uw browser automatisch hun geldigheid verliezen en afhankelijk van de in uw browser ingestelde methode verwijderd worden.
U kunt het gebruik van cookies in het algemeen verhinderen door dit in uw browser in te stellen. Dit kan er echter toe leiden dat de functionaliteit van de webpagina’s wordt beperkt.

 

Wat doen wij bij een datalek/verlies uw persoonsgegevens?

VVH business translations heeft maatregelen genomen om een (eventueel) verlies van persoonsgegevens, een datalek, tot een absoluut minimum te beperken. Mocht er, ondanks alle genomen maatregelen, toch een datalek ontstaan, waarbij uw persoonsgegevens verloren zijn geraakt en ernstige schade in uw persoonlijke levenssfeer valt te verwachten, dan zullen wij u daar terstond over informeren.

 

Wie is onze Privacy Officer/Functionaris Gegevensbescherming?

Wij doen ons uiterste best om dit reglement naar behoren uit te voeren. Indien u toch vindt dat deze privacyverklaring in de praktijk niet of onvoldoende wordt nageleefd, dan kunt u contact met ons opnemen en ons op eventuele tekortkomingen attenderen. Dat kan via onze Privacy Officer. Dat is R.M. (Matthijs/Matthew) van Hoorn, managing director, bereikbaar op/via telefoonnummer 030 2711 294.

 

De Autoriteit Persoonsgegevens

Voor alle informatie m.b.t. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de mogelijkheden om eventuele ontevredenheid over de afhandeling van uw verzoek of klacht te uiten, verwijzen wij naar www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

 

Versiebeheer van deze privacyverklaring

VVH business translations behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen aan de laatste ontwikkelingen op het gebied van de AVG. Op deze website vindt u steeds de meest actuele versie van deze privacyverklaring, voorzien van de betreffende datum van publicatie.


Hebt u vragen op opmerkingen?

Met vragen of input/feedback kunt u contact opnemen met Matthijs van Hoorn op 030 2711 294.

 

Namens VVH business translations,

 

R.M. (Matthijs) van Hoorn
managing director

 

Utrecht, woensdag 12 juli 2018

 

***********************************************************************************************************************************************************************************************

25 mei 2018 – Een korte update over de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), internationaal bekend als GDPR (General Data Protection Regulation).

Op dit moment werken wij hard aan onze privacy-verklaring. Die publiceren wij hier zo spoedig mogelijk.

Mocht u in de tussentijd vragen hebben over bijvoorbeeld over
– welke persoonlijke en mogelijk privacygevoelige informatie wij van u hebben (weinig),
– welke persoonlijke informatie wij ongezien via onze website verzamelen (geen),
– waarvoor wij persoonlijke informatie gebruiken (uitsluitend voor het verzorgen van vertalingen en verwante diensten, het toezenden van maximaal vier nieuwsbrieven per jaar en mogelijk enkele losse mededelingen per jaar over afwijkende openingstijden),
– met wie wij deze informatie delen (met niemand, tenzij wettelijk verplicht),

neemt u dan gerust contact met ons op.

Dank voor uw geduld.

Vriendelijke groet,

R.M. (Matthijs) van Hoorn
managing director

 

***********************************************************************************************************************************************************************************************