Privacyverklaring VVH business translations

VVH business translations hecht veel waarde aan een goed beheer van privacygevoelige gegevens. Alle aspecten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 25 mei 2018 zijn van kracht en van toepassing. Wij verwerken en beveiligen je (persoons)gegevens zorgvuldig en houden ons aan de relevante wet- en regelgeving daaromtrent.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken en voor welk doel je je persoonsgegevens aan ons kunt verstrekken.

 

Welke persoonsgegevens kunnen in ons bezit zijn?

Persoonsgegevens die mogelijk in ons bezit zijn, zijn gekomen of kunnen komen, zijn (bijvoorbeeld door offerteaanvragen, netwerkgesprekken, opdrachten, correspondentie, enzovoort):

  • NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats);
  • E-mail-adres(sen);
  • telefoonnummers: zakelijk, privé, vast en/of mobiel.

 

Verder in bijzondere gevallen, bijvoorbeeld als er sprake is van een bestaande zakelijke relatie, en/of beëdigde vertalingen waarin persoonsgegevens kunnen en/of moeten voorkomen, en/of als onderdeel van een sollicitatieprocedure:

 

  • geboortedatum;
  • pasfoto;
  • nummers van paspoort/ID en/of rijbewijs;
  • scans van paspoort/ID en/of rijbewijs;
  • burgerservicenummer (BSN);
  • bankrekeningnummer(s);
  • handtekening of scan daarvan.

 

N.B. Wij vragen of verzamelen geen bijzondere persoonsgegevens als etniciteit, seksuele geaardheid, religie, politieke voorkeur of strafrechtelijk verleden.

 

Hoe komen wij aan je persoonsgegevens?

Gewone persoonsgegevens kunnen aan ons verstrekt zijn en worden voor het uitbrengen van een offerte voor vertaal- en/of tolkwerkzaamheden (of voor andere diensten), c.q. het beantwoorden van vragen. Voor die doeleinden kun je je eigen persoonsgegevens en die van derden aan ons verstrekken. Ook in het kader van netwerken en bij andere persoonlijke ontmoetingen komen wij mogelijk in het bezit van persoonlijke informatie.

Bijzondere persoonsgegevens zijn niet in ons bezit. Mochten wij deze toch ontvangen, dan worden die niet verwerkt. 

 

Hoe verwerken wij persoonsgegevens? (Lees: Wat doen wij met persoonsgegevens?)

Je (gewone) persoonsgegevens zullen alleen worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor je ons toestemming hebt verleend. Deze doeleinden kunnen zijn:

  • het uitvoeren van diensten (zoals het uitvoeren van vertaal-, editing- en tolkopdrachten);
  • het verzenden van nieuwsbrieven (maximaal vier keer per kalenderjaar), met daarin mogelijk/o.a. nieuws over ontwikkelingen binnen VVH business translations, taalkundig nieuws en taalkundige beschouwingen, berichten op het gebied van internationaal zakendoen en evenementen daaromtrent, en gerelateerde onderwerpen;
  • Het verzenden van e-mails (maximaal vier keer per jaar), bijvoorbeeld in geval van afwijkende openingstijden;
  • Het doen van (informeel) onderzoek m.b.t. onze vertaalwerkzaamheden en aanverwante diensten, als onderdeel van het onderhouden van de werkrelatie.

 

Hoe beveiligen wij je persoonsgegevens?

Voor de beveiliging van je persoonsgegevens gelden specifieke privacy-eisen voor onze medewerkers. Zij dienen voor indiensttreding een arbeidscontract met daarin een geheimhoudingsbeding te ondertekenen. Bovendien zijn alle medewerkers binnen VVH business translations op de hoogte van de principes, reglementen en werking van en binnen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Voor (externe) freelancers geldt dat zij gebonden zijn aan een geheimhoudingsverklaring met VVH business translations, een verwerkersovereenkomst binnen de AVG, en indien van toepassing , een gedragscode van een beroepsvereniging.

Bovendien wordt verder gezorgd voor de beveiliging van je persoonsgegevens door het principe van need to know bij de uitvoering van een dienst te hanteren en alleen die personen toegang tot je persoonsgegevens te verstrekken die ook feitelijk aan je verzoek werken.

Daarnaast zijn medewerkers en freelancers eveneens verplicht om eventueel verlies van persoonsgegevens zo spoedig mogelijk te melden.

Je persoonsgegevens zijn zowel schriftelijk als digitaal beveiligd volgens de minimale wettelijke eisen. Daarnaast worden je persoonsgegevens niet langer bewaard worden dan nodig is, tenzij er een wettelijke verplichting is om deze persoonsgegevens langer te bewaren. Wanneer je persoonsgegevens niet langer nodig zijn, zullen deze worden vernietigd.

In principe houden wij je gegevens echter in ons systeem voor bovengenoemde doeleinden.

 

Wat zijn je rechten onder de AVG?

Je hebt onder de AVG de volgende rechten:

  • recht op inzage van je persoonsgegevens;
  • recht op verwijdering;
  • recht op correctie of beperkt gebruik van de verzamelde en verwerkte gegevens;
  • recht op dataportabiliteit.

 

Wil je geen of slechts beperkt gebruik maken van onze diensten, dan kun je je toestemming geheel of gedeeltelijk weigeren of intrekken. Je toestemming intrekken kan door afmelding via een afmeldbutton in een nieuwsbrief of verzending van een e-mail met als onderwerp ‘Intrekking toestemming’, ‘AVG’ of ‘Privacy’ naar ons algemene mailadres info@vvh.nl.

Wij zullen je verzoek(en) binnen de wettelijke termijn van vier weken in behandeling nemen en maken, indien nodig, gebruik van de wettelijke mogelijkheden om je verzoeken in te willigen of af te wijzen. In het onwaarschijnlijke geval van een afwijzing van je verzoek, zullen wij die afwijzing motiveren.

 

Hoe zit het met bezoek aan onze website www.vvh.nl?

Wanneer je onze website/webpagina’s op/via www.vvh.nl bezoekt, worden ten behoeve van de dienstverlening (lees: het draaiend houden van de website) de volgende gegevens automatisch in een protocol opgeslagen en verwerkt: datum en tijdstip van de paginaoproep, URL van de oproep, gebruikte browser (useragent), slagen of mislukken van de oproep (status van de oproep), grootte van de ontvangen en verzonden gegevens, runtime.

De verwerking van deze gegevens is om technische redenen nodig om de dienst beschikbaar te kunnen stellen; de gegevens kunnen ook worden gebruikt om interne systeem- en gebruiksstatistieken samen te stellen. Hierbij gaat het echter niet om gegevens die herleidbaar zijn tot bepaalde personen. Voor zover statistieken worden samengesteld om de webpagina volgens de wensen van gebruikers vorm te geven, worden hiervoor pseudoniemen gebruikt.

Bij bezoeken aan deze webpagina’s worden incidenteel cookies gebruikt. Cookies worden in je browser opgeslagen om de kwaliteit van de service te verhogen. Bij de gebruikte cookies gaat het om zogenaamde ‘session cookies’, die na afsluiting van je browser automatisch hun geldigheid verliezen en afhankelijk van de in je browser ingestelde methode verwijderd worden.

Je kunt het gebruik van cookies in het algemeen verhinderen door dit in je browser in te stellen. Dit kan er echter toe leiden dat de functionaliteit van de webpagina’s wordt beperkt.

 

Wat doen wij bij een datalek/verlies van je persoonsgegevens?

VVH business translations heeft maatregelen genomen om een (eventueel) verlies van persoonsgegevens of een datalek tot een absoluut minimum te beperken. Mocht er, ondanks alle genomen maatregelen, toch een datalek ontstaan, waarbij je persoonsgegevens verloren zijn geraakt en ernstige schade in je persoonlijke levenssfeer valt te verwachten, dan zullen wij je daar terstond over informeren.

 

Wie is onze Privacy Officer/Functionaris Gegevensbescherming?

Wij doen ons uiterste best om dit reglement naar behoren uit te voeren. Indien je toch vindt dat deze privacyverklaring in de praktijk niet of onvoldoende wordt nageleefd, dan kun je contact met ons opnemen en ons op eventuele tekortkomingen attenderen. Dat kan via onze Privacy Officer. Dat is R.M. (Matthijs/Matthew) van Hoorn, managing director, bereikbaar op/via telefoonnummer 030 2711 294.

 

De Autoriteit Persoonsgegevens

Voor alle informatie m.b.t. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de mogelijkheden om eventuele ontevredenheid over de afhandeling van je verzoek of klacht te uiten, verwijzen wij naar www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

 

Versiebeheer van deze privacyverklaring

VVH business translations behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen aan de laatste ontwikkelingen op het gebied van de AVG. Op deze website vind je steeds de meest actuele versie van deze privacyverklaring, voorzien van de betreffende datum van publicatie.

 

Heb je vragen op opmerkingen?

Met vragen of input/feedback kun je contact opnemen met Matthijs van Hoorn op 030 2711 294 of gebruikmaken van ons contactformulier.